ОТЧЕТЫ

 ОТЧЕТ

об исполнении плановых показателей развития архивного дела
в Сосновском муниципальном районе за 2021 год

1. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ

Работа архивного отдела в течение 2021 года велась согласно плану, утвержденному Главой района, и согласованному с Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области.
С целью обеспечения сохранности документов и улучшения физического состояния выполнено картонирование документов, принятых на хранение, в количестве 1379 дел, из них 72 дел по личному составу.
В соответствии с регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.1999 г. № 1 проведена паспортизация архивного отдела и архивов организаций-источников комплектования архивного отдела по состоянию на 01 декабря 2021 года. Заполнены 46 паспортов в 2-х экземплярах, таблица сведений об итогах паспортизации, объяснительная записка к ним, форма № 6.
Сведения по итогам паспортизации организаций предоставлены в Государственный комитет по делам архивов Челябинской области. Итог паспортизации: 100 % упорядоченности документов постоянного хранения и по личному составу в 46 организациях списка №1.
В программный комплекс «Архивный фонд 5» внесены сведения об изменениях в составе и объеме фондов за 2021 год. Введено 737 единиц учета, из них 665 ед. постоянного хранения, 72 ед. по личному составу.
Введено 737 заголовков дел, принятых на хранение, в программный комплекс «Архивный фонд» на уровне «Дело» по фонду организации - источника комплектования архивного.
В течение 2021 года сотрудниками архивного отдела соблюдались нормативные требования по организации хранения и выдачи документов пользователям в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации.
Выдача документов пользователям составила 3332 ед.

2. ФОРМИРОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО ВЕДОМСТВЕННЫМИ АРХИВАМИ И ОРГАНИЗАЦИЕЙ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ

В течение 2021 года систематически оказывалась методическая и практическая помощь по упорядочению документов постоянного хранения и по личному составу организациям списка № 1. Проводились консультации по вопросам организации работы экспертной комиссии, составлении номенклатуры дел на текущее делопроизводство, проведения научно-технической обработки документов, формирования дел, оформления дел и составления описей в 46 организациях списка организаций.
Проводились консультации граждан и организаций, в связи с их обращениями-запросами за получением архивной информации тематического и социально-правового характера.
Комплектование архива управленческой документацией в текущем году:
от 27 организаций – источников комплектования архивного отдела принято 517 дел постоянного хранения за 1968 - 2017 годы, по документам выборов органов представительной и исполнительной власти всех уровней на территории Сосновского района в количестве 148 дел за 2017-2020 годы). (Списки прилагаются)

От ликвидированных организаций района приняты документы по личному составу:
- МКУ «МФЦ Сосновского муниципального района» в количестве 30 дел за 2014 - 2021 годы. (Список прилагается)

От источников комплектования архивного отдела приняты документы по личному составу:
- Органы государственной власти и местного самоуправления Есаульского сельского совета (сельского поселения) в количестве 42 дел за 1968 - 1997 годы. (Список прилагается)

В результате упорядочения управленческой документации организаций - источников комплектования архивного отдела на ЭПК Государственного комитета по делам архивов были утверждены описи в количестве 1182 дела за 2018 - 2022 годы. (Список прилагается)

По документам по выборам органов представительной и исполнительной власти всех уровней на территории Сосновского района утверждены описи за 2017, 2020 годы в количестве 82 дел.

Согласованы описи дел по личному составу на ЭПК Госкомитета по делам архивов Челябинской области в 20 учреждениях списка №1 за 2018 – 2019 годы в количестве 331 дела и от ликвидированного предприятия МКУ «МФЦ Сосновского муниципального района» в количестве 30 дел за 2014 - 2021 годы. (Список прилагается)

Утверждены на ЭПК Государственного комитета по делам архивов 12 номенклатур дел учреждений списка № 1
(Список прилагается)

Составлена и утверждена ЭПК Государственного комитета по делам архивов Челябинской области:
Опись № 3 электронных фотодокументов (портреты почетных граждан) фонда № 87 «Администрация Сосновского муниципального района» за 2020 год в количестве 2 единиц;

В рамках реализации подпрограммы «Государственное регулирование в сфере архивного дела на территории Челябинской области» разработаны и утверждены:
1. положения об экспертной комиссии учреждений списка № 1 организаций, комплектующих архивный отдел (управление образования администрации Сосновского муниципального района, управление социальной защиты населения администрации Сосновского муниципального района, отдел культуры администрации Сосновского муниципального района, ГБУЗ «районная больница с.Долгодеревенское»);
2. положения об архиве учреждений списка № 1 организаций, комплектующих архивный отдел (управление образования администрации Сосновского муниципального района, управление социальной защиты населения администрации Сосновского муниципального района, отдел культуры администрации Сосновского муниципального района, ГБУЗ «районная больница с.Долгодеревенское»).

3. СОЗДАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВЫХ СИСТЕМ

В течение 2021 года велась работа в информационно-аналитической система мониторинга «БАРС» для сбора информации (плановых показателей и отчетности) в хранилище online-режиме, программе Viр-Net с обменом информации между УПФР РФ в Челябинской области, ТО ОГАУ «МФЦ Челябинской области».
Пополняется электронная версия 5.0 «Архивный фонд». В базу введены сведения об изменении в составе и объеме фондов, документов принятых на хранение в 2021 году.
Проводится работа по заполнению электронной базы данных «Ветераны труда Челябинской области». За 2021 год внесены сведения на 2734 человека с 1974 по 1987 годы.
Общее количество посещений страницы отдела на сайте администрации Сосновского муниципального района составило 2853 посещений.

4. ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ УСЛУГ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

4.1. За 2021 год исполнено запросов от физических и юридических лиц:
1. Тематические:
• Всего 345, в т.ч. исполнено:
• 207 запросов с положительным результатом
• 345 запросов исполнено в установленные сроки (30 дней).
2. Социально-правового характера:
• Всего 1049 запросов (справок), в т.ч. исполнено:
• 841 запросов с положительным результатом
• 1049 запросов исполнены в установленные сроки (30 дней).
Услуги, оказанные архивным отделом, бесплатные.
В том числе предоставление муниципальной услуги «Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)» через МФЦ в 2021 году исполнено 38 запросов, из них: 31 тематических, 7 социально-правового характера.

К 100-летию архивной службы Челябинской области в газете «Сосновская нива» опубликованы 5 статей:
- «Боитесь за судьбу документов? Передайте их в архив»;
- «Как жили наши земляки 100 лет назад?»;
- «От колхозов и МТС до наших дней»;
- «Первоклашки узнали как работает архив»;
- «О вручении юбилейной медали «100 лет Архивной службе Челябинской области».
Кроме того, в 2021 году:
1. Оформлена 1 стационарная выставка архивных документов, посвященная 100-летию архивной службы Челябинской области;
2. Оформлена 1 виртуальная выставка «О Почетных гражданах Сосновского района», приуроченная к празднованию Дня Сосновского района.
3. Проведены 2 экскурсии школьников в архивный отдел.
4. Проведен 1 квест-урок для школьников с использованием архивных документов по теме «Семейные ценности».
5. Информация о деятельности архивного отдела (выставки, статьи, школьные уроки, повышение квалификации, экскурсии, доклад на аппаратном совещании Главы района) размещена на сайте администрации Сосновского муниципального района в разделах «Новости», «Архивный отдел. Текущая деятельность».

5.РАЗВИТИЕ И УКРЕПЛЕНИЕ МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ БАЗЫ

В 2021 году площадь помещений архива не изменилась.
Загруженность хранилища изменилась в 2021 году, в связи с приобретением и монтажом мобильных стеллажей (в комнате № 3). Степень загруженности составила 67 %. (уменьшилась на 16 %)
Субвенции на выполнение полномочий по хранению и использованию документов организаций, относящихся к государственной собственности, в количестве 129,9 тыс. рублей в 2021 году были направлены на:
1. оплату за системный блок, монитор персонального компьютера (2ед.), веб-камера – 80000,00 руб.;
2. оплату за архивные короба – 40000,00 руб.;
3. оплату за ремонт роллеты – 3000,00 руб.;
4. оплату за выезд техспециалиста по ремонту роллеты – 2700,00 руб.;
5. оплату за блок дистанционного управления роллетой– 4200,00 руб.

6.ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

Для обеспечения организационной, практической и научно-методической деятельности архивного отдела внедряются в практику работы нормативные документы и методические разработки Государственного Комитета по делам архивов Челябинской области.

Отделом был разработан годовой план развития архивного дела в районе на 2022 год, подготовлены годовой отчет, размещены на сайте администрации Сосновского муниципального района.
В январе 2021 года заключен договор администрации Сосновского муниципального района с Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области о выделении субвенций на осуществление государственных полномочий по комплектованию, учету, использованию и хранению документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области, из средств областного бюджета по разделу «Межбюджетные трансферты».
В январе 2021 года направлена в Государственный комитет по делам архивов Челябинской области бюджетная заявка о расходовании субвенций на 2021 год и обеспечивалось представление квартальных отчетов об использовании субвенций до 5-го числа следующего за отчетным периодом месяца.
Сотрудники архивного отдела в количестве 3 человек прошли курсы повышения квалификации по программе: «Архив организации: правовые основы деятельности, организация хранения документов».
Начальник архивного отдела выступал на расширенном аппаратном совещании Главы района по итогам работы архивного отдела за 9 месяцев 2021 года.

Начальник архивного
отдела Е.Л. Беспалова

 «Об итогах выполнения плановых показателей архивного отдела за 9 месяцев 2021 года»

Уважаемый Евгений Григорьевич! Уважаемые коллеги!

«Об архивах всегда говоришь с волнением…

К архиву подходишь как к безбрежному морю, каждая капля которого несет

в себе изумительное открытие, если не уставая и умеючи искать его.»

Это слова, часто цитируемые архивистами, советского историка Нечкиной М.В.

Могу сказать, что я в полной мере прочувствовала их на собственном опыте, особенно, что касается первой части фразы. А вот, что касается второй части фразы, это мы реализуем вместе с моими коллегами и пытаемся донести до наших земляков (и Вас) важность, значимость сохранения и использования архивных документов. Архивный отдел работает, согласно утвержденному плану работы на 2021 год, в соответствии с постановлением Правительства Челябинской области от 13.11.2020№ 578-П, основной задачей работы муниципальных архивов на 2021 год является достижение индикативных показателей, установленных государственной программой «Развитие архивного дела в Челябинской области». Выполнение показателей плана представлено в порядке показателей по основным разделам работы за 2021 год.

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов При приеме документов постоянного хранения на муниципальное хранение выполнено картонирование вновь принятых документов в архивные коробки, согласно описям, в количестве 1219 дел (по плану– 411 дел за год). (перевыполнение плана связано с перестановкой фондов на новые мобильные стеллажи). Для сравнения, в 2020 году было закартонировано 706 дел при плане 475 дел в год.

2. Утверждение описей и номенклатур дел учреждений. Проведено упорядочение документов постоянного хранения и составлены описи с утверждением их экспертно-проверочной комиссией Государственного комитета по делам архивов Челябинской области за 9 месяцев 2021 года в количестве 602 дел (по плану – 444 дел за год); Среди этих учреждений все наши учреждения - источники комплектования (в количестве 46: районная администрация и сельские поселения, Собрание и советы депутатов, структурные подразделения администрации и другие). За тот же период 2020 года утверждено описей в количестве 576 дел (план – 487 дел). Рост количества дел вызван тем, что некоторые источники комплектования готовят описи на один год вперед (в этом году за 2018 и 2019 годы). Составлены описи дел по личному составу и согласованы ЭПК Госкомитета по делам архивов ЧО в общем количестве 331 дела (по плану – 213 за год), а в 2020 году 443 дел при плане на год 284. За 9 месяцев этого года согласовано и утверждено на ЭПК Госкомитета 12 номенклатур (при планена год – 11). В 2020 году утверждено 8 номенклатур.

3. Формирование архивного фонда Челябинской области Прием документов постоянного хранения на муниципальное хранение. Приняты документы управленческой документации постоянного хранения за 9 месяцев 2021 года в количестве 547 дел (план на год – 361), в 2020 году - 595 дел при плане - 375. Принято документов по личному составу отликвидированного учреждения – МКУ «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» в количестве 30 дел за 2014 – 2021 годы. В течение года проводилась работа с АО «Уральская строительная корпорация» о ликвидации и принятии документов на муниципальное хранение. Но Межрайонной ИФНС № 17 по Челябинской области было вынесено решение об отказе в государственной регистрации «ликвидации юридического лица» и в связи с этим работа по утверждению описей и передаче дел на постоянное хранение была приостановлена. Запланировано было за год принять 50 дел. Чтобы исключить невыполнение плана, было решено принять документы по личному составу от другого источника комплектования. (Здесь озвучу неприятную ситуацию: обратившись в сельские поселения, выяснилось, что документы по личному составу за 1960 -1980 годы (расчетные ведомости по заработной плате и лицевые счета) отсутствуют, утеряны, уничтожены (не известно), но по отчету они проходят как имеющиеся в наличии. Сменились руководители, специалисты, бухгалтера). Необходимо, что бы при переводе, увольнении специалистов, документы по личному составу (распоряжения о приеме-увольнении, личные дела уволенных работников, ведомости по зарплате, описи, акты передачи документов в архивный отдел) передавались по акту приема - передачи или в любой другой форме, что исключило бы ситуации с невосполнимой утратой документов. Примечание: плановые показатели выполнены на данный момент, приняты документы по личному составу у администрации Есаульского сельского поселения за 1968 – 1997 годы в количестве 42 дел.

4. Предоставление услуг и использование документов. В 2021году (за 9 месяцев) исполнено запросов от физических и юридических лиц: 1. Тематических: Всего 239 справок, в т.ч. 145 запросов с положительным результатом; (за 2020 год - 194 / положительных -114) 2. Социально-правового характера: (для подтверждения стажа работы): Всего 908 справок, в т.ч. 733 с положительным результатом, (за 2020 год – 631 / положительных – 504) Одним из наиболее проблемных моментов в работе в этом году, было нарушение сроков исполнения запросов от организаций, учреждений и граждан. Нарушение сроков исполнения запросов составляло более 3 месяцев, в июне – июле выполнялись запросы с входящими датами за март, апрель 2021года. Проблему удалось решить за счет: - полного укомплектования штата сотрудников, - создания в программе «Обращения граждан» функции по формированию и сохранению ответа на запрос и сохранению копии предоставляемого документа. Это значительно улучшило качество предоставляемой услуги, а так же положительно сказалось на скорости исполнения повторных запросов. По социально-правовым запросам работа построена с помощью канала связи Vip-Net с Управлением Пенсионного фонда Челябинской области (и других областей Российской Федерации) и с сентября этого года с «Многофункциональным центром предоставления государственных и муниципальных услуг». Так же мы подключены к ЕПГУ (Единый портал государственных услуг) и можем оказывать муниципальные услуги в соответствие с пунктом 9 Перечня типовых государственных и муниципальных услуг, предоставляемых органами местного самоуправления. (Информационное обеспечение физ.и юр.лиц на основе документов АФ РФ) Все количественные показатели отчетов, сведений по используемым фондам, делам, количеству листов, по характеру запросов доступны в электронной программе «Обращения граждан». Так же в программе отражаются данные об исполнителе запроса и о количестве выполненных запросов каждым специалистом архивного отдела. В настоящее время запросы исполняются без нарушения сроков, и даже опережая установленный законом срок исполнения. Запросы суда, прокуратуры выполняются незамедлительно.

5. Пополнение информационного ресурса. С июля 2021 года проводится работа по заполнению электронной областной Базы данных награжденных медалью "Ветеран труда" по архивным документам «представлениям к награждению» жителей Сосновского района. Занесены сведения на 1793 человека с 1974 по 1984 годы. Ежеквартально заполняется электронная база «Архивный фонд» на документы, принятые на муниципальное хранение.

6. К юбилею архивной службы был проведен ряд мероприятий: • Квест-экскурсия для семиклассников «В поисках семейных ценностей». Актуальность использования квестов осознаётся многими методистами и педагогами. Жизнь показывает, что современные дети лучше усваивают знания в процессе самостоятельного добывания информации. Участие старшеклассников в качестве организаторов в процессе игры привлекает внимание школьников, снимает возрастной барьер и способствует созданию условий взаимодействия, сотрудничества и взаимопонимания. Мы объединили силы еще с одним хранителем времени – районным музеем. Можно сказать, что затея оказалась удачной: С начала и до самого окончания квест держал ребят в напряжении. Исторический материал был предоставлен нашим архивом. Познакомили ребят с документом «Списки эвакуированных семей» за 1942 год, переселенных в Сосновский район из Москвы, Ленинграда, Ярославля и др.городов. Рассказали, что в Челябинской области создан сайт «Эвакуированные на территорию Челябинской области в годы Великой Отечественной войны». Показали учащимся похозяйственную книгу Полетаевского сельского поселения за 1924 – 1928 годы.

• В сентябре организовали выставку-экспозицию архивных документов «100 лет архивной службе Челябинской области».

• Для учеников 1 класса провели увлекательную экскурсию по архивному отделу, хранилищам и выставочной экспозиции, получив предварительно согласие на фотографирование учеников и использование фотографий для публикаций в соц. сетях и газете. Дети были в восторге! Конечно, всё пытались потрогать, «порулить» новыми мобильными стеллажами, испытать в деле старую пишущую машинку.

• Дополнительно подготовили виртуальную выставку «Почетные граждане Сосновского муниципального района» ко Дню образования Сосновского района.

• Активно сотрудничаем с редакцией газеты «Сосновская Нива» (пользуясь случаем, скажу, что редакция является нашим источником комплектования, вовремя сдающим описи, документы постоянного хранения). Всегда идут нам навстречу и публикуют по нашим материалам статьи в газете и в соц.сети «В контакте» в группе «Сосновская нива». За последние месяцы 2021 года опубликовано четыре статьи: «Боитесь за судьбу документов? Передайте их в архив!», «Как жили наши земляки 100 лет назад», «Первоклашки узнали, как работает архив», «От колхозов и МТС до наших дней». В 2020 году – одна статья.

7. Использование субвенции, предоставленной из областного бюджета на выполнение полномочий по хранению и использованию документов организаций, относящихся к государственной собственности Челябинской области. Количество архивных документов составляет 10325 единиц хранения. Всего было получено субвенций в сумме 129 тыс. 900 рублей. Все средства израсходованы в течение 9 месяцев текущего года: были приобретены 2 компьютера, архивные коробки, канцелярские товары, ремонт роллетной системы. Совместно с информационно – аналитическим отделом администрации обновляем информацию на сайте администрации Сосновского муниципального района в разделах «Специалисты», «Организационные мероприятия. Текущая деятельность», «Статистика и отчеты» и др. Регулярно предоставляем информацию для раздела «Новости» на сайте и в социальных сетях. Кроме того, вся архивная информация, публикуемая на нашем сайте, размещается на сайте Государственного комитета по делам архивов Челябинской области в разделе «Новости муниципальных архивов».

Благодарю за внимание и надеюсь на дальнейшее сотрудничество! Начальник архивного отдела Е.Л.Беспалова